Guide de planification destiné aux églises

Par Pierre-Alain Giffard

Ce guide, a pour but d’aider les pasteurs et les responsables d’église à planifier le développement de leurs églises en décrivant et en expliquant les différentes étapes de la planification.

D’abord pourquoi planifier? Robert Schuller, le pasteur d'une des plus grandes églises  en Amérique du Nord, répond en disant : Celui qui refuse de planifier, planifie son propre échec.

Planifier permet de s’organiser et d’être plus efficace dans l’accomplissement de sa mission. Planifier c’est élaborer un plan, c’est concevoir un ensemble de dispositions pour réaliser efficacement un projet.

Les pasteurs David Yonggi Cho, Rick Warren et Dale Galloway, dont les églises ont connu un développement sans précédent, ont tous panifié leur croissance.

 Qu’est-ce que la planification?

La planification est un processus de réflexion qui amène à répondre à quatre questions de base 

• Où en sommes‑nous?
• Où voulons‑nous nous rendre?
• Comment pouvons‑nous nous y rendre?
• Comment pouvons‑nous mesurer la progression?

La planification amène à mettre sur papier un document appelé plan de développement. Celui-ci comprend: 1) l’énoncé de mission de l’église 2) la vision de l’église; 3) l’énoncé des buts, des objectifs et des stratégies qui doivent permettre de réaliser la vision; 4) la description des mesures qui seront utilisées pour évaluer la mise en œuvre du plan.

1. Où en sommes‑nous?

La toute première étape dans la réalisation d’un plan est la formulation d’un énoncé de mission. Celui-ci définit, de manière succincte, ce qu’est l’église et sa raison d’être. Il doit être facile à comprendre et répondre aux questions suivantes:

• Qui sommes‑nous et à qui offrons‑nous nos services?
• Pourquoi sommes-nous là?
• En quoi sommes-nous uniques?
• En quoi notre mission s’inscrit-elle dans le mandat ou les programmes de l’institution à laquelle nous appartenons ?

Voici un modèle utile pour aider à formuler un énoncé de mission.

La mission (objectif) de notre église  est de __________________________________ (ce que nous faisons) à l’aide de _______________________________ (comment nous le faisons) pour ___________________________________ (pour qui) afin qu’ils _______________________________ (ce pourquoi nous le faisons)

La deuxième étape est de faire un énoncé des services offerts. Les services (ou catégories de services) sont les secteurs d’activités de base de l’église nécessaires à la réalisation de sa mission.

Exemples de catégories de services :

• Prières et Célébrations
• Évangélisation
• Services caritatifs (visite de malades, collecte de vêtements et de nourritures pour les pauvres, etc.)
• Services auprès membres (garderie; fraternité, activités de jeunesse, etc.)
• Catéchisation (pour enfants et pour adultes)
• Formation pour impliquer les membres dans des activités d’église
• Communication (site internet, audiovisuel, etc.)
• Etc.

La troisième étape dans la réalisation d’un plan de développement est l’analyse de l’environnement. L’analyse de l’environnement fait ressortir les Forces et les Faiblesses à l’interne, les Possibilités et les Menaces de l’extérieur (analyse F.F.P.M), tout autant d’éléments déterminants pour la capacité de l’église à poursuivre sa mission. Une telle analyse renseigne sur la situation actuelle de l’église et donne des informations importantes pour la suite de la planification.

Parmi les facteurs internes, citons les limites financières, la gouvernance (leadership et structure de leadership), le personnel, les méthodes et les systèmes opérationnels.

Les facteurs externes peuvent être entre autres la conjoncture économique, les déplacements de population, les avancées technologiques, les changements géographiques et les changements législatifs.

Les résultats de l’analyse de son environnement font partie des données dont on tiendra compte pour élaborer la vision d’avenir de l’église, ses objectifs, ses actions et ses stratégies.

2. Où voulons‑nous nous rendre?

La quatrième étape est la formulation d’un énoncé de vision. Celui-ci décrit la situation d’avenir souhaitée par l’église. C’est l’image, inspirante, de la situation future « idéale ».

• L’énoncé de vision répond généralement aux questions suivantes :
• Que souhaite l’église et à quoi aspire‑t‑elle?
• Quelle image veut-elle véhiculer auprès de ses membres, de ses employés et de la communauté?
• Comment améliorera-t-elle la qualité des services offerts?

La cinquième étape dans la réalisation d’un plan de développement est la formulation d’un énoncé de valeurs. Celui–ci sert de principe directeur en décrivant la manière dont les membres de l’église ont à se comporter dans l’exécution de leurs tâches. Ils traduisent les croyances et les convictions qui impriment et guident la réalisation de la vision et de la mission.

Les principes directeurs répondent généralement aux questions suivantes :

• Quelle attitude allons-nous favoriser dans l’accomplissement de notre mission et la concrétisation de notre vision?
• Quelles sont nos valeurs organisationnelles?

La sixième étape est la formulation des buts. Les buts sont les résultats des activités entreprises exprimés en termes qualitatifs. Ils reflètent ce que l’église recherche et la direction qu’elle entend suivre pour accomplir sa mission et concrétiser sa vision.

La formulation des buts s’inspire des réponses aux questions suivantes :

• Les buts s’harmonisent‑ils avec l’énoncé de mission et des valeurs de l’église?
• La réalisation des buts contribuera-t-elle à l’accomplissement de sa mission?
• Les buts découlent‑ils aussi de l’analyse de l’environnement interne et externe, et répondent‑ils à des critères déterminés?
• Les buts sont-ils en lien avec les services et les besoins des groupes ciblés de l’église?
• Les buts donnent-ils à l’église une orientation claire sur ce qu’elle doit faire? Forment-ils un cadre pratique pour les objectifs et les activités futures?
• Les buts s’inscrivent-ils dans la durée?

La septième étape est de déterminer les objectifs. Les objectifs sont les résultats que l’église prévoit atteindre par rapport aux buts à long terme.

La liste de points qui suit peut se révéler utile pour élaborer les objectifs:

• Les objectifs doivent énoncer clairement les résultats particuliers que l’église s’efforce d’atteindre pour réaliser ses buts.
• Chaque but doit répondre à au moins un objectif; cependant, une organisation se fixe souvent plus d’un objectif en vue d’atteindre un but.
• La mesure de chaque objectif est exprimée en données chiffrées et indique dans quelle mesure les objectifs ont été atteints par l’église, par rapport à un but.
• Les mesures sont rattachées à l’objectif à mesurer. Il en faut au moins une par objectif.
• La mesure illustre le changement ou la variation dans la réalisation progressive d’un objectif. Les objectifs et les mesures utilisées doivent être clairs et faciles à comprendre pour quiconque ne connaît pas bien l’église.

Exemple – Buts rattachés à des objectifs et des résultats attendus

3. Comment pouvons‑nous nous y rendre?

La huitième étape dans la réalisation d’un plan de développement est de choisir les activités à accomplir pour réaliser les objectifs fixés. Les objectifs désignent les facteurs de croissance que l'église souhaite mettre en place tandis que les activités traduisent de quelle manière elle compte atteindre les résultats escomptés.

 Voici des éléments de réflexion utiles au choix des activités à choisir:

•  L’activité reflète-t‑elle le mandat, la vision, la mission et les valeurs de la communauté chrétienne?

• L’activité se rattache‑t‑elle clairement à l’achèvement d’un but et d’un objectif précis?

• L’activité est‑elle réaliste face aux moyens, aux risques et aux coûts?

À titre d'exemple :

La neuvième étape est de planifier les activités dans le temps. Il s’agit du plan d’action. Celui-ci peut aussi décrire l’emplacement choisi pour l'église, incluant une carte ou un dessin et les justifications de ce choix. Il explique les améliorations qui devront être apportées au local pour le rendre opérationnel et fournir, si disponible, un plan d’aménagement de ce local de même qu’un échéancier des étapes de réalisation de l’aménagement. Il inclut les preuves que cet emplacement, ainsi que les édifices, sont conformes aux lois municipales, lois sur la santé, sur la sécurité, etc.

Il est important de bien penser aux risques matériels liés au démarrage du projet en identifiant les risques potentiels (date limite non rencontrée, difficultés de financement, dépenses plus grandes que prévues, bris des véhicules, problèmes d’ordinateur, etc.) et de proposer des solutions pour éviter ces problèmes.

La dixième étape dans la réalisation d’un plan de développement  est de choisir une structure de gouvernance. La gouvernance peut se définir comme étant l’ensemble des processus et des structures permettant au pouvoir décisionnel de s’exercer. Elle a pour conditions essentielles 1) la cohérence interne autour d’une mission bien définie; 2) la discipline organisationnelle et; 3) l’harmonisation en fonction des résultats.

Une structure de gouvernance efficace permet aux personnes (ou aux groupes de personnes) en poste de responsabilité de mettre en place les orientations stratégiques et les priorités de la communauté chrétienne. Elle existe pour appuyer le premier responsable et obtenir des résultats. Elle comprend l’autorité de prendre des décisions en matière de placement de personnel, de réaffection des ressources et de conception de programmes.

4. Comment pouvons‑nous mesurer la progression?

La onzième étape est de se donner des mesures (indicateurs de progrès) pour vérifier les progrès accomplis et repérer les activités qui sont efficaces et celles qui ne le sont pas. Ce suivi est idéalement effectué sur une base trimestrielle.

Les mesures indiquent le changement ou la variation dans la réalisation progressive des objectifs. Voici quelques questions utiles pour bien formuler une mesure :

• La mesure est‑elle pertinente? A-t-elle un lien direct et logique avec le but ou l’objectif?
• La mesure est‑elle fiable? Produit-elle une information juste et vérifiable pour la période de réalisation de l’objectif?
• La mesure est‑elle valable? Capte-t-elle ce que l’organisation tente de mesurer?
• La mesure a-t-elle une valeur qui justifie ce qu’il en coûte pour en produire les données?

 Il est recommandé de faire un tableau contenant l’ensemble des objectifs afin de présenter les résultats des différentes mesures.

La douzième étape est de déterminer les ressources nécessaires à la réalisation des activités. Celles-ci peuvent se répartir en au moins quatre catégories:

·       Ressources humaines ;

·       Ressources matérielles ;

·       Ressources financières ;

·       Ressources en temps.

Une analyse judicieuse permettra de distinguer celles qui sont nécessaires et celles qui sont disponibles ; le solde indiquera celles qu'il reste à acquérir. Il y a lieu d’indiquer les différentes sources.

Les ressources sont exprimées en coûts, en salaires, en temps et en personnes. Combien de temps cela va prendre pour réaliser les activités et combien cela va coûter? Qui aurait les compétences nécessaires pour accomplir les activités choisies?

 À titre d'exemple :

Le premier tableau présente les ressources nécessaires pour la mise en œuvre des activités. Le deuxième tableau présente les ressources nécessaires pour défrayer les coûts indirects associés aux services de soutien administratif et opérationnel. Par services de soutien administratif et opérationnel, on entend tous les coûts indirects variables qui peuvent être associés à l'exécution d'activités directement liées à des projets.

La treizième étape joint tous les aspects du projet et permet de le traduire en terme monétaire. Elle évalue son coût sur deux ou trois ans et en suggère le mode de financement. L'aide d'un comptable sera une aide précieuse sinon indispensable.

• Coûts requis au démarrage: Qu’y a-t-il à acheter, à rénover, à débourser entre maintenant et la date du départ du projet? Établir la liste des frais de démarrage en détaillant chacun des postes suivants :
• Terrain; Bâtisse; Matériel roulant; Équipements; Mobilier; Améliorations locatives (rénovations); Brevet;
• Frais d’incorporation; etc.

Finalement la quatorzième étape est de rédiger le sommaire, un texte placé au début du plan dans la réalisation d’un plan de développement d’une à deux pages maximum, qui fait la synthèse de ce que l’on retrouve dans l’ensemble du document. Il devrait être rédigé en dernier et contient les informations suivantes:

Nom du projet : _______________________

Pasteur : ________________________

Équipe de direction: ____________________

Adresse: _______________________________

Téléphone : ______________________

Courriel : _________________________

Activité principale : (À titre d'exemple : Annonce première auprès des sans-églises et formation de disciples)

But principal : (À titre d'exemple : Être une la communauté chrétienne en croissance spirituelle et numérique)

Points forts : (À titre d'exemple... Formation et expérience du pasteur; Qualifications des membres de l’équipe de direction; Connaissance des facteurs qui engendrent la croissance des églises; Appui du responsable local de la dénomination chrétienne; etc.)

Historique du projet

Groupe cible

Grandes lignes pastorales :

À titre d'exemple :

·       Planification de la croissance

·       Implication de l'ensemble des membres dans l’annonce première auprès des sans-églises.

·       Concentration des efforts d'annonce première sur le(s) groupe(s) le(s) plus réceptif(s) du milieu où est implantée l'église.

·       Création de pastorales/ministères prises en charge par des responsables laïcs.

·       Assurer une formation et un suivi pour les leaders laïcs.

·       Mise en place de parcours conduisant les membres de la communauté chrétienne à la maturité spirituelle.

·       Évaluations annuelles des activités de la communauté chrétienne en vue de l'amélioration continue.

·       Adaptation des activités aux aspirations culturelles et aux besoins du milieu où est implantée l'église.

·       Création d'une structure de petits groupes apte à former des disciples et à impliquer les laïcs.

Avantages du projet : Avantages par rapport au mode usuel de fonctionnement des églises; mode de fonctionnement qui résulte souvent, dans la société et la culture actuelle, en la décroissance de la communauté chrétienne.

Besoins financiers : Expliquer sommairement combien d’argent a été investi à ce jour; quelles sont les montants nécessaires présentement, à quoi servira les montants reçus: salaires, location de locaux, achats de matériel, etc.; quelles sont les sources financières.

Mot de la fin:  La planification n’est pas une activité ponctuelle achevée lorsqu'une première version du plan est terminée. C’est un travail continu qui doit viser à toujours mieux saisir et réaliser la mission de l'Église dans un environnement en constante évolution. 

Cet guide est basé sur le livre : GIFFARD, Pierre-Alain, La croissance de l’Église : outils et réflexions pour dynamiser nos paroisses, Nouan-le-Fuselier, Éditions des Béatitudes, 2012.